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L’importance d’un système d’information solide dans la gestion de projet

Pour qu’un projet soit rentable, il est crucial d’opter pour des systèmes d’information de qualité. Ceux-ci consistent à améliorer la gestion de projet que ce soit au niveau des documents, des statistiques financières et organisationnelles. Le décalage du flux de travail des entreprises peut être dû à l’insécurité et au manque de précision des données. Il est vrai qu’un substitut à la bonne information au bon moment n’existe pas dans le monde des affaires. En outre, personne n’aime actuellement s’occuper des documents imprimés. C’est pourquoi, la gestion des documents est probablement la moindre de vos préoccupations ! Mais, si elle n’est pas effectuée correctement, elle pourrait affecter la gestion de votre projet, voire même causer des difficultés au sein d’une entreprise.

Les systèmes d’information sont essentiels pour la gestion de votre projet ainsi que pour la croissance de votre entreprise :

Un outil de gestion de documents très efficace

Un bon système d’information améliorera à la fois l’efficacité interne et la compétitivité globale de votre entreprise. Il n’y a rien de plus frustrant que d’avoir des tas de documents physiques et de fichiers qui traînent partout. Et, ne pas pouvoir trouver ce dont vous avez besoin pourrait en fin de compte nuire à votre réputation. Dans ce cas, une solution GED vous assurera que les enregistrements ne soient pas perdus. Elle pourra vous aider à obtenir rapidement et de manière fiable toutes les informations ou données dont vous avez besoin.

Une solution personnalisée et rentable

Économiser de l’argent dans la mesure du possible est essentiel pour tout auto-entrepreneur. Pour cela, le stockage électronique des documents est un moyen rentable et précis pour la gestion de tous vos dossiers. Sachez que la régie manuelle des documents est un processus back office qui prend du temps. Alors, vous seriez beaucoup mieux placé pour débloquer des ressources internes et du temps coûteux pour le personnel. En optant pour un système d’information solide, vous pouvez réaffecter plutôt ces documents à des tâches plus importantes et productives. Cette démarche vous aidera, par la suite, à mieux gérer votre projet ainsi qu’à consolider et à développer votre entreprise.

Il y a également des coûts liés au stockage physique, d’autant plus qu’une entreprise à croissance rapide va générer un excès de fichiers. Passer au stockage de données numériques vous permettra ainsi de gérer de manière rentable les besoins d’extension de votre projet.

Aide aux bonnes pratiques de conformité

Vous devez respecter les réglementations en matière de stockage de données conformes au type de juridiction de votre entreprise. En effet, les fichiers hérités peuvent être conservés durant plusieurs années. Vous devrez peut-être montrer que certaines procédures ont été suivies et que les informations sensibles ont été correctement stockées. À ce titre, la solution GED élimine le souci de la conformité dans vos données enregistrées. Vous pouvez la configurer pour garantir la neutralisation de vos enregistrements de façon sécurisée et en temps opportun en cas d’inutilité.

Protection de votre entreprise

Opter pour un système d’information solide, c’est aussi investir dans une solution plus sûre pour stocker des documents et des fichiers. Dans l’univers du web et des affaires, il existe toujours des violations de données de grande envergure. Votre entreprise doit, alors, protéger les informations financières sensibles et les détails des clients de confiance avec un système sécurisé. En cas de sinistre au bureau qui pourrait anéantir les fichiers physiques et électroniques, la solution GED vous permet également de fournir une sauvegarde hors site dans vos locaux.

En somme, la GED est un atout essentiel pour une bonne gestion de projet, de A à Z de tout type d’entreprises. Si vous n’avez pas encore de processus en place, il est judicieux sur le plan commercial d’en créer un dès que possible.

Carole Auteur

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