L’organisation d’un salon professionnel est le moyen idéal pour vous positionner en tant que leader d’opinion dans votre secteur. Cependant, l’organisation d’un salon professionnel réussi demande beaucoup de travail. Être organisateur d’un salon professionnel est une grande responsabilité à assumer. Même si vous avez l’habitude de participer à des salons professionnels, en organiser un tout seul est complètement différent. Ceux qui ont déjà organisé un salon professionnel par eux-mêmes rencontrent toujours des problèmes lorsqu’ils en organisent un nouveau.

Voici quelques étapes à suivre pour vous aider à organiser votre salon professionnel.

1. Trouver le bon lieu

Savez-vous quelle taille d’événement vous envisagez d’organiser ? Cela fera une grande différence dans le choix des lieux que vous devez examiner. Vous devez également avoir une bonne idée de l’espace dont chaque exposant aura besoin. L’emplacement du lieu de réunion n’est peut-être même pas proche de votre lieu de résidence. Si vous prévoyez d’attirer des exposants de partout, vous devrez peut-être choisir un lieu qui sera le plus pratique pour toutes les personnes concernées. En fonction de votre secteur d’activité, vous constaterez peut-être qu’il y a plus de personnes intéressées par un salon professionnel dans certaines régions. Bien que cela puisse être plus stressant, cela peut être utile si vous souhaitez impliquer davantage de personnes. Besoin d’une agence d’hôtesse d’accueil à Paris ? Elegance Hotesse est à votre écoute pour vous guider dans l’organisation de votre salon professionnel.

2. Recherchez des idées d’aménagement

La planification de la disposition d’un salon professionnel peut représenter plus de travail que vous ne le pensez. De nombreux événements ont une structure similaire, il peut donc être utile de se pencher sur les salons auxquels vous avez participé par le passé. Pour qu’un salon professionnel soit réussi, il faut qu’il y ait suffisamment d’espace pour tous les participants, mais il ne faut pas non plus qu’il soit plus grand que ce dont vous avez besoin, ce qui pourrait donner l’impression que l’espace est vide. Il existe également de nombreuses ressources que vous pouvez trouver en ligne et qui peuvent vous montrer certains des agencements les plus courants et le type de salon pour lequel ils fonctionnent le mieux. Il est plus facile de faire cela une fois que vous avez votre lieu d’exposition. Vous pouvez ainsi déterminer à quoi ressemble votre lieu d’exposition et mettre en place la meilleure disposition pour cet espace.

3. Rassemblez l’équipe parfaite

Quelle que soit la taille de votre salon professionnel, ce n’est pas quelque chose que vous pouvez organiser seul. Vous aurez besoin d’une équipe solide pour vous aider à exécuter tout ce que vous avez prévu. Réunir des professionnels qui ont de l’expérience dans l’organisation de salons professionnels, comme des planificateurs d’événements et des vendeurs, est essentiel pour le succès de votre événement, ainsi que pour vous garder sain d’esprit. Certains travaux à réaliser ne sont pas forcément aussi importants que d’autres et ne doivent pas toujours être effectués sur place. C’est pourquoi il peut être plus facile pour vous d’externaliser une partie du travail. Cela peut s’avérer moins coûteux que de faire appel à quelqu’un sur place et peut vous ouvrir à d’autres talents.

4. Trouvez des sponsors pour les salons professionnels

De nombreux salons professionnels ne pourraient pas exister sans sponsors. Non seulement leur parrainage contribue au financement de votre salon, mais il vous ouvre également les portes d’un public plus large. Il est probable que toute personne déjà impliquée avec votre sponsor s’intéresse à votre salon professionnel. Toute entreprise qui décide de parrainer un salon professionnel le fera connaître à son avantage, ce qui peut facilement contribuer à faire passer le mot. Il s’agit de personnes qui, autrement, n’auraient peut-être pas su que votre événement avait lieu. La clé pour obtenir d’excellents sponsors de salons professionnels est de trouver des moyens innovants pour que le parrainage leur profite.

5. Créez un plan de marketing

Comment comptez-vous attirer les visiteurs à votre salon professionnel ? Le marketing de votre salon professionnel est l’une des parties les plus importantes de son organisation. Il peut être facile de convaincre des entreprises de venir installer un stand à votre salon, mais il peut être difficile d’inciter les gens à y assister. Pour qu’un salon professionnel soit réussi, il est important d’attirer l’attention des gens des mois avant même que l’événement ait lieu. Il y a de fortes chances que vous connaissiez déjà beaucoup de personnes dans votre secteur d’activité, ce qui peut faciliter les contacts. Si vous disposez d’une liste d’adresses électroniques, c’est le moyen idéal de faire connaître votre événement aux bonnes personnes. La publication fréquente d’informations sur votre événement sur les médias sociaux peut également contribuer à faire passer le mot et à attirer des personnes dont vous n’avez peut-être pas les coordonnées.

6. Programmez les événements de la journée

Un salon professionnel réussi ne peut se résumer à des participants qui se promènent toute la journée. Pour que les gens restent intéressés et engagés, vous devez organiser des événements spéciaux tout au long de la journée. De nombreux salons professionnels accueillent plusieurs conférenciers invités, très impliqués dans le secteur, qui donnent une conférence qui peut aider à éduquer les participants. Il est également important que vous ayez préparé des repas pour la journée, ainsi qu’un traiteur pour le salon. Pour quelque chose de plus original, vous pouvez même envisager d’organiser des concours tout au long de la journée, ce qui est un moyen facile de maintenir l’intérêt de vos invités pour l’événement.